< p>

OUR BLOG

18 nov 2016

Blog Jeroen – Intelligent Capturing & Input Management

De overheid naar een hoger plan dankzij grip op inkomende informatiestromen

Stefan-1

Jeroen Bugel is business consultant bij XA. Hij adviseert bedrijven over de slimme inzet van hardware en software om bedrijfsprocessen te optimaliseren en zo het maximale resultaat te halen.

Decentralisatie, werken met (meer) ketenpartners en toenemend contact met de burgers. Er zijn genoeg redenen waardoor overheden hun inkomende informatiestromen zienderogen zien groeien. Via alle denkbare kanalen (post, mail, fax, social media, website etc.) komt informatie de organisatie binnen. Bovendien is die informatie op verschillende plaatsen nodig om bedrijfsprocessen efficiënt en effectief te kunnen afhandelen. Dat kan alleen als die informatie juist is verwerkt en geschikt is gemaakt om in een proces op te nemen. Een Digitale Postkamer kan dat snel, foutloos, geautomatiseerd.

Het is een misverstand te denken dat een Digitale Postkamer alleen gaat over het verwerken van post. Het gaat om het structureren, classificeren en verwerken van alle inkomende documenten, fysiek en digitaal. Dat kan dus gaan om facturen, maar net zo goed om formulieren, contracten, dossiers, brieven etc. De Digitale Postkamer is een concept gebaseerd op het kanaliseren, analyseren, classificeren en exporteren van verwerkbare informatie naar achterliggende systemen.

In het concept zijn vier stappen te onderscheiden:

  • Importeren; uit alle bronnen worden inkomende documenten naar een centraal platform gestuurd, het XA-platform in ons geval.
  • Analyseren-extraheren; aan de hand van een aantal vooraf gedefinieerde documenttypes kan de intelligente herkenningssoftware een ingekomen document classificeren. Dan is ook direct duidelijk naar welk type gegevens moet worden gezocht: debiteurgegevens, persoonsgegevens, een BSN-nummer etc. De software zoekt vervolgens zelf uit de achterliggende basissystemen naar al bestaande gegevens over cliënten, inwoners, bedrijven, leveranciers etc. Die bestaande informatie wordt opgehaald om andere velden automatisch te vullen.
  • Valideren; als alles goed gaat, is een document met 100% zekerheid herkend en klaar gemaakt voor verdere verwerking. Dat zal niet altijd het geval (kunnen) zijn. Als er twijfel is over een bepaalde waarde, dan zal de software het document ‘apart zetten’ om verder door een ter zake deskundige handmatig te laten afhandelen. Het grootste gedeelte echter, wordt volledig geautomatiseerd herkend en gevalideerd.
  • Exporteren; nadat alle document zijn herkend en verwerkt worden de verwerkbare data geëxporteerd naar de betreffende achterliggende systemen. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om een DMS-, ERP-, CRM- of HRM-systeem.

De grote voordelen van deze manier van werken zijn:

  • Kortere doorlooptijden
  • Minder kans op zoekraken van documenten door centrale registratie
  • Minder handmatige handelingen
  • Lagere operationele kosten
  • Een gestroomlijnde, geautomatiseerde ‘voeding’ van de achterliggende systemen
  • Een verbeterd inzicht in de beschikbare informatie zowel naar klanten toe als naar leveranciers en de interne organisatie
  • Centrale opslag van alle inkomende documenten in een veilig (digitaal) formaat, zoals pdf/A
  • Snelle terugverdientijd (Return On Investment)

Een Digitale Postkamer vervangt geen systeem. Sterker nog, het helpt uw medewerkers juist om optimaal gebruik te maken van al bestaande systemen door deze te voeden met de juiste gegevens: snel, accuraat en efficiënt.

Aan de hand van een Quick Scan kunnen we snel bepalen waar efficiencywinst is te halen: zo’n Quick Scan (analyse van uw documentstromen met alle daaraan verbonden activiteiten van uw medewerkers) toont direct aan waar de schoen wringt en dan is de business case snel gemaakt.

Ook interesse in zo’n Quick Scan? Bel ons via 033-4545050, of mail gerust naar j.bugel@xa.nl

scannen, printen, digitaal archief, beheren en privacy
Document Professionals

wesley