< p>

OUR BLOG

10 mei 2017

Blog Niels: Grip op uw digitale verzendproces met Aangetekend Mailen

Grip op uw digitale verzendproces met Aangetekend Mailen

Niels

Niels Verweij is salesmanager bij XA. Hij adviseert bedrijven over de slimme inzet van hardware en software om bedrijfsprocessen te optimaliseren en zo het maximale resultaat te halen.

Als u belangrijke, vertrouwelijke bestanden verstuurt, wilt u er zeker van zijn dat deze bij de juiste persoon aankomen. Waar u hiervoor vroeger gebruik maakte van een aangetekende brief, lijkt u hier met verzending via e-mail minder grip op te hebben. En dat terwijl er alsmaar hogere eisen gesteld worden aan de controle over uw informatiestromen, omdat de wetgeving rondom bijvoorbeeld datalekken steeds strenger wordt. Met de tussenkomst van Aangetekend Mailen is het mogelijk om ook per e-mail documenten “aangetekend” te versturen. Hiermee krijgt u meer grip op uw digitale verzend- en ontvangstproces. En dat tegen een lager tarief dan dat van een traditionele postzegel! Ik vertel u hier graag meer over.

Gemakkelijk te integreren
Met het gebruik van de dienst Aangetekend Mailen wordt uw email vergelijkbaar met de aangetekende post verzonden. Dit kan eenvoudig vanuit uw bestaande systemen. Deze integratie maakt zowel het versturen als het bijhouden van de terugkoppelingen zeer eenvoudig in gebruik. Als verzender heeft u precies inzicht in waar de aangetekende e-mail zich in het proces begeeft.

Eenvoudig voor de ontvanger
Ook voor een ontvanger werkt een Aangetekende E-mail eenvoudig en vertrouwd. Deze kan zonder enige software aanpassing of kennis de Aangetekende E-mail direct zien en accepteren. Pas na het accepteren wordt het gehele bericht geopend.

Verifiëren echtheid
Om de echtheid van uw bericht vast te stellen, berekent Aangetekend Mailen een zogenaamde ‘fingerprint’ over uw e-mail. Dit maakt het voor u en de ontvanger mogelijk om onafhankelijk van elkaar de echtheid van het bericht te controleren via een verificatieknop.

Digitale Handtekening
Daarnaast kunt u in de Aangetekende E-mail de optie meesturen voor een Digitale Handtekening retour. Hiermee kan de ontvanger van het bericht eenvoudig zijn handtekening zetten en daarmee akkoord gaan met de inhoud van het document. Deze manier van ‘ondertekenen’ staat gelijk aan het handmatig plaatsen van een handtekening en is daarmee rechtsgeldig.

Het maximale resultaat met XA
Wij hebben Aangetekend Mailen toegevoegd aan ons portfolio om onze klanten een goede oplossing te bieden voor het optimaliseren van bijvoorbeeld hun postprocessen, waardoor documenten beveiligd en rechtsgeldig verstuurd kunnen worden. Ook versnelt de oplossing het debiteurenbeheer door het verkorten van de betalingsduur van openstaande debiteuren en ondersteunt het bij goedkeuringsprocessen met behulp van iDIN of een Digitale Hantekening. Kortom, Aangetekend Mailen is een innovatieve oplossing die breed inzetbaar is om het maximale resultaat te behalen bij onze klanten.

Wilt u meer weten over Aangetekend Mailen en zien hoe het precies in zijn werk gaat? Neem contact op met Niels via n.verweij@xa.nl!

scannen, printen, digitaal archief, beheren en privacy
Document Professionals

wesley