iXware als missing link tussen papieren- en digitale dossiers

Geschreven door Rowan Jacobsen op 09 januari 2026

Binnen advocatenkantoren, juridische afdelingen en notariaten is papier nog steeds van grote waarde. Een testament, een originele akte, een processtuk in fysieke vorm: het zijn dragers van vaak waardevolle informatie én bijbehorende verantwoordelijkheden. Juist daarom is de manier waarop je papieren documenten verwerkt en opslaat zo cruciaal. Maar zowel digitaal als op papier werken levert dagelijks behoorlijke uitdagingen op.

 

Dit zijn mogelijke stressmomenten die je zult herkennen: het gescande document is in het verkeerde dossier beland, en nu? Hoe zorg je er met de huidige werkdruk voor dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan al die stapels documenten? Morgen is de deadline dat alles bij de rechtbank aangeleverd moet zijn, maar dat ene document ligt nog steeds ergens in een mapje waarvan niemand meer weet wáár. In welke paragraaf stond ook alweer die ene cruciale passage die je dringend nodig hebt?

In een praktijk waar vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en tijdregistratie cruciaal zijn, wordt documentbeheer er niet eenvoudiger op. De combinatie van papieren én digitale documenten vraagt om een workflow die klopt, voorspelbaar is en geen menselijke fouten toelaat.

iXware Scan-to-Clio als slimme schakel in je workflow
Een van de missing links tussen fysieke- en digitale dossiers is iXware Scan-to-Clio. Clio is wereldwijd een van de meest gebruikte cloudplatformen voor juridisch praktijkbeheer, ontwikkeld om dossiers, documenten, tijdregistratie en communicatie centraal te beheren. Juist daarom is het zo krachtig wanneer papieren documenten met slechts één handeling rechtstreeks en veilig in het juiste zaakdossier belanden.

Met iXware Scan-to-Clio gebeurt precies dat. Vanaf de multifunctionele Xerox-printer log je eenvoudig in, kies je de juiste zaak, en het document wordt direct opgeslagen in Clio. Zonder tussenstappen, zonder lokale opslag, zonder risico dat iets verdwijnt tussen mappen. De gescande bestanden worden automatisch doorzoekbaar gemaakt dankzij OCR-technologie en geoptimaliseerd om zo min mogelijk ruimte in te nemen. Zelfs tijdschrijven wordt automatisch bijgewerkt tijdens het scannen, waardoor je geen waardevolle factureerbare minuten misloopt. Zo verandert een alledaagse scanhandeling in een gestroomlijnd proces dat je werkdruk verlaagt en je praktijkconsistent en auditproof houdt.

Meer slimme schakels voor juridische workflows
Scan-to-Clio is slechts één voorbeeld van de slimme koppelingen die iXware voor juridische organisaties beschikbaar maakt. Werkt uw kantoor met een ander Case Management systeem zoals iManage, PracticePanther of Litify dan zijn hier ook oplossingen voor beschikbaar. Ook daar biedt iXware directe scan-integraties voor. Binnenkomende post kan bijvoorbeeld automatisch worden gescheiden, herkend en afgeleverd in het juiste digitale dossier. Vertrouwelijke documenten kunnen via beveiligde workflows worden verwerkt die voldoen aan strenge compliance-eisen. En voor contractbeheer, volmacht processen of cliëntdossiers zijn er scanoplossingen die niet alleen documenten digitaliseren, maar ze verrijken met metadata, versienummers of gebruikersrechten. Zo vormt iXware een netwerk van workflows dat zich moeiteloos aanpast aan hoe juridische professionals werkelijk werken.

Waarom dit een verschil maakt voor jouw kantoor
Of je nu werkt in een nichekantoor met een compacte praktijk of in een grotere juridische organisatie: elke minuut die je team niet kwijt is aan zoeken, corrigeren of opnieuw scannen, is pure winst. Winst in kwaliteit, in gemak, in compliance, zelfs in omzet. Complete, consistente en direct toegankelijke dossiers zorgen voor een professionelere organisatie die efficiënter werkt en beter voorbereid is op audits, privacy-eisen en groeiende druk op dossiervorming. Het voorkomt frustratie, bevordert zorgvuldigheid en creëert rust in workflows die dagelijks onder hoge tijdsdruk staan.

Een samenwerking die staat: iXware en Xerox
iXware werkt al jarenlang nauw samen met Xerox om documentprocessen slimmer, veiliger en eenvoudiger te maken. De integratie met Xerox multifunctionals verloopt daardoor feilloos; de technologie van iXware sluit perfect aan op de manier waarop juridische professionals dagelijks werken.

Zullen we samen bekijken hoe jouw documentprocessen slimmer kunnen?
Als papier nog een belangrijke rol speelt binnen jouw praktijk, of als je merkt dat documentbeheer meer tijd kost dan zou moeten, laten we dan in gesprek gaan.